なぜ仕事が終わらないのか。なぜ想定していた時間を簡単に超えてしまうのか。
たくさんの仕事を抱えるなかで、思ったよりも作業効率が落ちてしまう理由がいくつか見えてきた。その１つに、人は複数のことを同時にやると効率が極端に落ちるということだ。
以前こんな記事を書いた。
人は作業を同時並行できない、１つにしぼってやろうという内容だ。
以前の記事では、別々の仕事を平行してやるときのポイントを書いてみたのだが、今回は１つの仕事の中身をさらに分解して仕事が遅延する理由を考えてみたい。
なぜ予想外の時間がかかるのか
仕事に思いのほか時間がかかってしまうのは、以前の記事でもあげている通り、複数の要素を同時にやっていることが原因のひとつだと思う。頭の中で違うことを考えていたり、無理矢理複数の仕事を平行してやろうとして逆に時間がかかっているパターンだ。しかし、複数進行していないにもかかわらず、一点集中しているつもりでも知らずのうちに効率が落ちていることがある。１つの仕事に取り組む中でもそれが起こってしまっている。
設計と組み立てを同時にやっている
例えば、ブログなどの記事を書くとき。内容を考えながら記事を書いているような状況だ。何を書くかまとまっておらず、漠然とPCに向かい、文字を並べ始めてしまう。１行書き、考え、１行書き、考え、、これではなかなか終わりが見えない。車の組み立て工場で組み立てながら、横で椅子の形をデザインしているようなものだ。終わるはずがない。設計の作業をしながら、組み立ての作業はできないのだ。
僕の本業でもクライアントから同じようなリクエストを受けることがある。「その場で、一緒に考えながら作業してくれませんか？」と。そういうやり方が功を奏したことは無いし、最高に無駄な時間が流れることになるのでお断りしている。
設計と組み立てを分ける
「設計」「組み立て」この２つを時間的に分離させ、まず設計に全力投球、終わったら組み立ての作業に全力投球する。時間割り振りで言えば、７：３くらい。設計の「７」は全ての時間を椅子に座っている必要がない。外を歩いたり、いろいろなものを見たり聞いたり、そういう時間が効率的な設計を助けていく。組み立てながらでは出てこないアイデアや解法がみつかる。設計を綿密にやっておけば、組み立て作業時には頭を空っぽにしても自動的に手が動いてしまう。すごいスピードで組み上がっていく。もうそこにクリエイティブな力は必要ない。組むだけだ。
仕事を想定内におさめるには、設計しながら組み立ててはいけないのだ。
